Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Sep 16, 2018
Add Comment
Menurut Robbins (2013:480) definisi struktur organisasi yaitu bagaimana tugas pekerjaan secara formal dapat dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan.
Robbins (2013:481) juga mendefinisikan bahwa struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur sebagai berikut:
1. Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja menggambarkan sejauh mana kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang terpisah. Pada dasarnya, spesialisasi kerja adalah untuk membagi pekerjaan menjadi beberapa tingkat, masing-masing diselesaikan oleh individu yang terpisah. Jadi, individu berspesialisasi dalam
mengerjakan bagian kegiatan tertentu daripada keseluruhannya.
2. Departementalisasi
Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan sehingga tugas bersama dapat dikoordinasikan.
3. Rantai Komando
Rantai komando merupakan garis wewenang yang tidak terputus yang memanjang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa yang melapor dan kepada siapa dia melapor.
4. Rentang Kendali
Rentang kendali adalah banyaknya bawahan yang dapat diatur secara efektif dan efisien. Rentang kendali sangat menentukan banyaknya tingkat dan
manajer yang harus dimiliki oleh organisasi
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dipusatkan pada
titik tunggal dalam organisasi. Hal ini mencakup hal-hal yang melekat dalam organisasi. Organisasi tersentralisasi jika manajemen puncak mengambil keputusan utama organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari personil tingkat bawah. Upaya manajemen untuk membuat organisasi lebih fleksibel dan responsif telah menghasilkan tren baru-baru ini terhadap pengambilan keputusan yang terdesentralisasi oleh tingkat manajer yang lebih rendah, yang lebih dekat dengan tindakan dan biasanya memiliki lebih rinci pengetahuan tentang masalah daripada manajer puncak.
6. Formalisasi
Formalisasi adalah tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi itu distandarkan. Jika pekerjaan sangat diformalkan, pelaksanaan pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan dan kapan harus dikerjakan. Dimana terdapat formalisasi yang tinggi, disitu terdapat uraian jabatan yang tersurat , banyak aturan organisasi, dan prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi. Dimana formalisasi itu rendah, perilaku kerja relatif tidak terprogram dan para pegawai mempunyai banyak kebebasan untuk menjalankan keleluasan dalam kerja.
Menurut Ivancevich (2014:130) apabila dilihat dari sifat hubungan kewenangannya struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 jenis, diantaranya:
1. Organisasi Lini
Organisasi ini menerapkan aliran wewenang langsung dari top manajemen kepada manajemen di bawahnya, pimpinan perusahan memiliki kewenangan langsung dalam mengawasi bawahannya. Ciri-ciri organisasi lini adalah tanggung jawab dipikul seluruhnya oleh pimpinan perusahaan, sistem organisasi ini digunakan untuk perusahaan skala kecil dan menengah.
Keunggulannya:
a) Delegasi kewenangan dan tanggung jawab untuk setiap bidang jelas
b) Sederhana dan mudah dipahami baik oleh manjer maupun bawahan
Kelemahannya:
a) Pekerjaan eksekutif puncak berat karena dibebani oleh pekerjaan administratif
b) Tidak ada spesialisasi.
2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf guna memberikan saran dan masukan untuk departemen lini.pengambilan keputusan yang mempenagruhi operasi utama dari organisasi merupakan wewenang dari departemen lini sedangkan depatemen staf hanya pada tingkat memberikan dukungan teknis khusus. Ciri-ciri organisasi lini dan staf adalah pimpinan dalam organisasi lini dapat berinteraksi langsung dengan bagian produksi, keuangan atau pemasaran sedangkan manajer staf memberikan informasi, saran atau bantuan teknis untuk membantu manajer lini.Sistem organisasi ini digunakan untuk perusahaan menengah dan besar. Keunggulannya:
a) Para spesialisasi memberikan saran kepada manajer puncak
b) Para karyawan melapor pada seorang supervisor
Kelemahannya:
a) Konflik antara departemen lini dan staf tanpa ada hubungan yang jelas
b) Rekomendasi para manajer staf terbatas kepada manajer lini
3. Organisasi Matriks.
Struktur organisasi ini mulai diperkenalkan oleh industri antariksa amerika serikat. Organisasi matriks adalah suatu desain struktural menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin oleh para manajer. Ciri-ciri organisasi matriks sitem organisasi ini menghubungkan para karyawan di bagian yang berbeda, agar dapat bekerja sama menyelesaikan proyek tertentu. Sistem ini banyak digunakan diperusahaan-perusahaan besar atau perusahaan multinasional.
Keunggulannya:
a) Memacu kreativitas dan inisiatif karyawan dalam menghadapi perubahanperubahan lingkungan
b) Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah dapat diambil karena adanya staf ahli
c) Memungkinkan inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi reguler
Kelemahannya:
a) Masalah potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan
b) Kesulitan potensial dalam membentuk tim yang yang solid karena karyawan direkrut dari beragam departemen
c) Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dan manajer departemen lainnya.
Menurut Ernie (2006: 159) terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi struktur organisasi diantaranya:
1. Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.
2. Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang 13 diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit.Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrikpabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
3. Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
4. Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
Berikut ini yang merupakan contoh format dari struktur organisasi:
 |
| (riisur, 2012) |
Uraian tugas/job description yaitu merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi (Stone, 2011:29).
Dessler (2011:120) berpendapat bahwa uraian tugas memiliki nilai manfaat untuk setiap posisi perusahaan, diantaranya:
1. Bagi atasan
Untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan.
2. Bagi pimpinan organisasi
Untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
3. Bagi pemegang jabatan
Sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.
4. Bagi perekrut
Untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan.
5. Bagi trainer
Untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan.
5. Bagi assessor
Untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan
6. Bagi perencana karir
Untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
7. Bagi perencana dan pengembang organisasi
Untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan.
8. Bagi job evaluator
Untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Menurut Dessler (2010:117) terdapat hal-hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan uraian tugas, seperti yang ada pada berikut ini:
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan
Memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab
Perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan
Kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas
Seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan
Hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya
Harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Daftar Pustaka:
Dessler, Gary. 2010 . Manajemen Sumber Daya Manusia (edisi kesepuluh).
Jakarta Barat: PT Indeks
Ivancevich, John M. Et Al. 2014. Organizational Behavior Manajement. 19th Adition. New York: Mcgraw-Hill Education.
Robbins, Stephen P & Judge, Timothy A. 2013. Organizational Behavior Edition 15. New Jersey: Pearson Education
Stone, Thomas H. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi
Publik dan Bisnis. Edisi kedua. Penerbit Alfabeta
Selamat berkunjung kembali di postingan selanjutnya
Autodika.com menyediakan jawaban serta materi seputar tugas kuliah Manajemen Informatika, Sistem Informasi, Teknik Informatika dan berbagai macam tugas kuliah yang berkaitan tentang teknologi.
0 Response to "Struktur Organisasi dan Uraian Tugas"
Post a Comment